Inscription, formulaires, paiements

NUMÉROS DE TÉLÉPHONE

Site des camps thématiques été 2021 (pour nous joindre ou signaler une absence)

École Héritage: (450)-678-1070 poste 6555

École Mgr-Parent: (450) 676-0261 poste 7004

DATES ET LIEUX DES CAMPS

Les camps de jour thématiques Hippocampe pour l’été 2021 se dérouleront du 28 juin au 27 août. Prendre note que nous sommes fermés le jeudi 1er juillet. Vous avez la possibilité d’inscrire votre enfant pour une ou plusieurs semaines.

Les camps se dérouleront à

l’école secondaire Héritage, 7445 Chemin de Chambly et
l’école secondaire Mgr-Parent, 3875 Grande-Allée toutes deux situées à St-Hubert.

SERVICE DE GARDE

Prenez note que le service de garde de 7h00 à 8h45 et de 16h00 à 18h00 est inclus pour chaque semaine inscrite, aucune démarche à faire.

CALCUL DE L’ÂGE

L’âge est calculé au 30 septembre 2020. L’enfant doit fréquenter au minimum la maternelle 5 ans. Les camps sont offerts pour les jeunes de 5 à 14 ans.

Groupe 5-7 ans, l’enfant est né entre le 1er octobre 2013 et le 30 septembre 2015

Groupe 8-9 ans, l’enfant est né entre le 1er octobre 2011 et le 30 septembre 2013

Groupe 10 +, l’enfant est né entre le 1er octobre 2007 et le 30 septembre 2011

INSCRIPTION

Les inscriptions se dérouleront à partir du :

31 mars à 10h00 pour les familles inscrites à l’été 2020.
16 avril à 10h00 pour les nouvelles familles. Soyez rassurés, il restera encore plusieurs places disponibles pour vos enfants.

via le rectangle rouge “inscription en ligne” sur la page d’accueil de notre site internet ou sur cette page. Lorsque vous complétez l’inscription, il doit y avoir un adulte responsable pour le compte-famille. Assurez-vous de recevoir un courriel de confirmation de l’inscription. Ce courriel vous parvient en moins de 2 minutes après que vous ayez complété la transaction. Sans ce message de confirmation, l’inscription n’est pas valide ou correctement complétée. Vous devez passer à la casse même si vous ne pouvez pas payer en ligne.

Les inscriptions par internet se termineront le 17 juin 2021. Par la suite, vous devrez communiquer avec nous pour tout ajouts.

Nous tenons à vous rappeler que dès que vous complétez une inscription, celle-ci est confirmée à partir du moment ou vous recevez la reçu par courriel (moins de 2 minutes après avoir complété la transaction). Si jamais vos plans changent et vous devez ou souhaitez annuler une ou plusieurs semaines, vous devez nous informer par écrit autrement, le paiement sera exigible.

Pour toutes modifications, vous devez communiquer avec nous. Par internet, vous pouvez seulement faire des ajouts de semaines.

Une fois votre inscription complétée, veuillez lire attentivement avec votre enfant, FAQS, Consignes, règlements, règles de conduites Vous y trouverez les consignes, règlements et règles de conduites. Assurez-vous de bien compléter le questionnaire santé pour votre enfant au moment de l’inscription et nous le faire parvenir pour le 17 juin.

Par internet

Veuillez noter que le mode de paiement accepté est principalement le virement bancaire. Nous acceptons aussi les chèques. Dès que votre inscription est complétée, s.v.p. nous faire parvenir, à l’adresse ci-dessous, le ou les chèques postdatés pour le 14 juin 2021. La procédure pour le virement bancaire, apparaîtra à la fin de votre reçu.

FICHE SANTÉ (obligatoire)

Étant un camp accrédité par l’ACQ, nous devons respecter plus de 90 normes dont celle d’avoir une fiche santé papier pour chacun des participants inscrits. Il est donc obligatoire de remplir A venir et celle-ci doit nous parvenir complétée d’ici le 17 juin 2021. Vous comprendrez que nous avons plus de temps pour compléter les procédures administratives avant le début des camps. De cette manière, nous pouvons nous concentrer sur vos enfants une fois les camps commencés.

PROGRAMME D’ACCOMPAGNEMENT ÉTÉ 2021 (enfants à besoins particuliers)

Pour certains enfants à besoins particuliers, il est nécessaire d’avoir un accompagnateur pour faciliter les journées au camp de jour pendant l’été.

Afin d’avoir une chance de bénéficier de ce service, vous devrez compléter le Formulaire accompagnement été 2021 à venir. Malheureusement, malgré nos efforts la fonction «envoyer le formulaire» ne sera pas active cet été. Il sera donc important d’imprimer le formulaire et de le signer avant de nous le retourner par pièce jointe à l’adresse courriel: camps@clubhippocampe.com

Prendre note qu’un courriel sera envoyé aux parents des enfants qui ont bénéficié du service d’accompagnement l’an dernier. Vous serez avisé de communiquer avec nous pour vos demandes d’accompagnement.

Pour pouvoir débuter l’évaluation des dossiers ainsi que le jumelage des enfants rapidement, il est important de recevoir votre demande le plus tôt possible. De plus, la date de réception pourrait avoir un impact sur la priorisation des demandes. La date limite pour transmettre votre demande est le 30 avril 2021.

C’est la coordonnatrice du programme d’accompagnement de la ville de Longueuil en collaboration avec les CISSS qui fera l’analyse des dossiers ainsi que le jumelage des enfants. Une de ces personnes communiquera avec vous pour mieux connaitre la situation de votre enfant.

Ceci étant dit, ce n’est pas nécessairement toutes le demandes qui seront acceptées. Cela dépendra du nombre d’accompagnateurs disponibles et du nombre d’enfants qui ont des besoins. Il est aussi possible que ce service soit disponible pour certaines semaines seulement. Nous vous rappelons qu’il est nécessaire de choisir les thématiques selon niveau et l’intérêt de votre l’enfant. En plus de remplir le formulaire, vous devez compléter l’inscription au camp.

Il est très important de nous aviser si votre enfant a des besoins particuliers. Ceci aidera afin que votre enfant vive une expérience positive au camp.

POLLITIQUE DE PAIEMENT ET REMBOURSEMENT

Politique de paiement camps été 2021 (a venir) (politique intégrale)

Résumé

Une fois votre inscription complétée, vous êtes considérés inscrits et vous vous engagez à faire parvenir un ou des chèques postdatés pour le 17 juin 2021. Vous avez également la possibilité de payer par virement interac, les détails apparaissent à la fin de votre facture. Les paiements périodiques s’effectuent selon les dates ci-dessous :

17 juin pour semaine 1 (semaine du 28 juin)
1er juillet pour semaines 2 et 3 (semaine du 5 et du 12 juillet)
15 juillet pour semaines 4 et 5 (semaine du 16 et du 26 juillet)
29 juillet pour semaines 6 et 7 (semaine du 2 et du 9 août)
12 août pour semaines 8 et 9 (semaine du 16 et du 23 août)

- À partir du système d’inscription en ligne, (à moins d’avis contraire de notre part) votre inscription est confirmée au moment où vous cochez que vous avez lu la politique de paiement, que vous sélectionnez confirmer, que vous passez à la caisse et que vous voyez votre reçu d’inscription à l’écran ou recevez le reçu par courriel en moins de 2 minutes.
- Pour toutes inscriptions, veuillez nous faire parvenir les chèques postdatés libellés au nom de « CLUB HIPPOCAMPE». Le nom du ou des membres inscrits de la famille (un chèque par famille) doit être indiqué au bas du chèque, pour le 17 juin 2020.
- Les frais bancaires encourus pour les chèques sans provisions devront être remboursés au club en plus du montant du chèque.
- Toute annulation de votre part, peu importe à quel moment, devra nous être signalée par écrit au camps@clubhippocampe.com ou par avis téléphonique et entraînera des frais d’annulation de 10% (maximum 50$) en plus des services déjà reçus. Toute(s) journée(s) inscrite(s), quelle qu’elle soit, est payable en date de l’inscription.
- En cas d’annulation après le début des camps, en plus des frais des services déjà reçus, des frais d’annulation de 10% (maximum 50$) s’appliquent. L’annulation, le matin même, d’une journée de camp entraînera les frais complets pour la journée.
- Veuillez noter que les places sont limitées dans chacune des thématiques